档案管理服务合同模板：整理与加工协议

('委托人（甲方）：受托人（乙方）：双方根据《中华人民共和国合同法》，并根据（项目名称）所涉及具体情况，经友好协商一致，同意按照下述的条款和条件，签署本合同。第1款项目内容本次项目为档案归档前预处理及数字化加工服务。工作量以实际数量予以决算，档案归档前预处理工作包括文件交接、档案编码、盖章装订装盒、条目录入、图像挂接、移交质检、打印目录、档案（盖章）归还，加工过程中需要确保档案及其档案信息的安全保密。档案归档前预处理的范围为：两台机组技改档案。第2款项目实施步骤及要求1）甲方参照本单位“归档范围及保管期限”表，对归档文件进行鉴定，区分归档文件与不归档文件，对需归档文件进行分件立档和排序，确定每份文件的分类和排序号。2）乙方指定专门负责人在甲方指定的项目负责人带领下，一次性领取档案，逐份清点后办理出库登记手续。每种分类的档案资料经甲方确认编码及案卷题名拟写后需一次性交由乙方，不得出现增补和二次分类等现象。3）乙方将档案文件预处理后（去除金属装订物及排列顺序）按照甲方给定的档号生成规则（项目代号-分类-案卷号-卷内序号），编写档号、件号、页码，然后使用回形针或燕尾夹固定每件档案。4）乙方将编码后的档案盖上甲方刻制的归档专用章并填写齐全。5）乙方将装订好的档案按照档案管理系统中设置的文书档案著录项，逐条录入到甲方提供的档案管理系统中（已有目录的按照目录录入没有目录的按照文件相关内容录入）。6）乙方对档案原件逐件进行扫描，扫描后的电子文件保存为pdf格式，并以文件档号命名，一台机组建立一个文件夹。7）乙方将扫描结束的档案，按照规范装订成件，并装入乙方提供的档案盒中，写清盒号。8）乙方将著录的条目信息与处理好的图像在甲方档案管理系统中进行比对式的批量挂接（如不能提供批量挂接功能，则电子文件挂接工作由甲方自行完成）。9）乙方完成所有工作后向甲方项目负责人移交需质检档案，甲方需在五个工作日内给出质检意见并完成验收工作。10)乙方使用甲方的档案管理系统打印盒内文件目录（如不能提供打印功能，则打印工作由甲方自行完成）。第1页共9页11)乙方将盒内文件清点后，装入档案盒中，填写好背脊信息后将档案交还甲方，完成档案回库工作第3款项目要求1.甲方责任1）提供有关项目实施所需鉴定好的实体档案（按分类鉴定完毕后的档案）。2）提供用于数据备份的移动硬盘等。3）按移交验收时间及时对乙方提交的工作成果进行验收。4）按照合同规定支付相关费用。2．乙方责任1）合同签订生效后10个工作日内，设立组织管理机构，负责项目的管理及协调工作。2）在约定期为甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家档案局关于《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005执行，规定不明确的，按照行业规定或行业习惯执行。3）提供数字化加工所需设备和数字化加工软件等。4）除合同本身以外，执行本合同过程中所产生的所有电子版文档资料，其所有权暂时归乙方所有，乙方应在验收合格后将纸质档案资料退还甲方，并在甲方履行完合同后，电子版文档资料的产权自动转为甲方所有。5）合同履行完毕，在甲方的监督下将乙方所有的计算机设备上的甲方数据完全删除。6）任何因乙方及其雇佣人员引起的泄密事件，乙方必须承担相关的法律责任和经济责任。3.合同工期由甲乙双方协商确定4.验收1）在本项目执行过程中，甲方负责对乙方的工作成果进行验收。2）乙方加工数据自检合格后，提交甲方验收。3）甲方在拾个工作日内完成验收工作，到期不验或逾期未验完均视为验收通过。5.验收标准1）加工单位数据自检合格后，递交甲方项目负责人在规定的验收时间内一次性组织验收。验收后双方签订验收报告。2）招标人对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为10%，数据挂接准确率达到100%，其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。3）乙方负责的档案实体，验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数。合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。第2页共9页8.项目交付验收合格后，乙方应将纸质档案资料第一时间退还甲方，电子文件须需拷贝到用户移动硬盘存储一份。第4款售后服务乙方须从项目整体验收合格之日起，提供年的免费质保期服务，其服务内容包括：提供已交付影像文件的修正、重扫，以及遗漏文件的补录服务。提供已交付目录数据的纠正、及遗漏数据（本次项目加工范围内的档案目录）的补录服务。第5款违约责任1.甲方延迟付款、乙方未按时完成数字化加工服务工作均视为违约。违约方每逾期一天，应向对方支付合同总金额5‰的违约金（总金额不超过合同额的10%），逾期30天时，守约方有权提出解除合同，并依法追究其违约责任。2.本合同在执行过程中，如遇国家政策变化或其他不可抗力因素，对本合同的执行带来影响时，双方应协商解决，也可另拟协议。第6款合同变更1.合同履行中，甲方需追加与合同标的不相同的服务内容的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与乙方协商签订补充合同。费用按补充合同做相应的调整。单纯的档案加工数量的增减不认为是变更合同。2.未尽事宜，由甲乙双方协商解决。第7款争议解决1.在履行合同中发生的或与合同有关的争议，甲乙双方应通过友好协商解决，经协商不能达成协议时，可在甲方所在地申请仲裁。2.在仲裁期间，除正在进行仲裁部分外，合同其他部分继续履行。3.如仲裁无法解决争议，原告方可向其所在地人民法院提请诉讼。第8款合同金额1.合同总价本合同总金额为：（人民币）2.付款比例及方式合同签定后五个工作日内，甲方支付项目总金额的50%作为项目进度款（人民币整）；余款待验收后十日内付清。甲方以银行转账的方式向乙方如期支付服务款项，乙方根据甲方付款情况及时开具发票。第3页共9页第9款合同的生效本合同一式份，甲方持份，乙方持份。合同经甲、乙双方授权代表签署，双方加盖印章后生效。甲方：乙方：日期：日期：第4页共9页签订合同有哪些注意事项？合同的订立方式具体包括了书面形式、口头形式以及其他形式等等，但不管是以哪种方式来订立合同的，此时都有一些事项是需要当事人了解注意的。一、核实确认对方当事人的主体资格1、合同对方为自然人：核实并复印、保存其身份证件（勿以名片代之），确认其真实身份、行为能力及资信状况，最好是以钱款两清的方式来交易，以避免风险。2、合同对方为“其他组织”：（1）对方当事人为个人合伙或个人独资企业，核对营业执照登记事项与其介绍情况是否一致；由合伙人及独资企业经办人签字盖公章。（2）法人筹备处：确认经办人身份及股东身份，加盖法人筹备处和股东公章。3、合同对方除加盖公章、私章外，要亲笔签名。（1）在履行合同的过程中涉及到对方人员签字的地方（如验收单上）都要注意签字方的身份，是否具有合法的授权委托书，否则签字可能会变为个人的行为，最好在涉及到对方签字的地方都加盖公司的印章加以确认。4、合同对方为法人：（1）到当地工商部门查询其工商注册资料并实地考察其公司情况，确定其真实性；特别注意营业执照上的公司名称，上对方名称和企业营业执照上的名称保持一致，还应注意公司的样章的名称和营业执照上的一致。（2）一般而言，合同上会要求有企业法定代表人的签字，在此应确认在此处签字的人的身份，如果不是法定代表有人，则应特别注意该人员是否有公司或法定代表人的授权委托书，并且应把授权委托书、合同书及个人的身份证明放在一起保管，以保证签订合同的有效性。（3）应注意签约方的资信状况，以保证合同的有效履行。第5页共9页（4）签订合同必须加盖对方单位公章、合同专用章。5、合同主体的考察方法（1）、签约对方的主体资格签约对方为企业时，则应注意企业下属部门，如企业各部、科、室等是不具备主体资格，不能签约的,如果签订了这样的合同可能会因为主体不适格而被认定无效；而企业的分支机构，如分厂、分公司、办事处等，则应看其是否具有对外开展业务资格（是否有授权）?是否有非法人营业执照?如果有授权或非企业法人营业执照才有签订合同的资格，对分公司、分厂、办事处的审查，除审查分支机构的履约能力外，还应审查公司的履约能力的情况，因为在分支机构无力承担责任的情况下，公司还应承担补充责任。看注册资本，是否与拟签合同标的额相称，如差别较大，则可能风险也较大，应加以注意；看企业经营范围，看拟签合同业务是否在经营范围内，不是，风险也较大；看企业的工商年检是否通过了工商部门年度检验，如果没有，则签定合同时风险也会较大。除以上的方式以外，还应依据营业执照中记载的情况，对公司的办公地点、人员、固定资产等进行实地考察和确认。2）、要核实对方资信情况在审核了对方的主体资格，没有问题后，则应核实签约对方的资信。核实资信的方式与签约对象是新客户还是老客户，有很大的区别，如果是老客户，则可以考虑与其签合同，但要核对其之前的履约的情况，如履约情况差，一般不能再与其签合同，既使签，也只能同时履行合同，既交货的同时付款的合同。如果交货期较长，则应要求对方先支付一定的履行保证金，并要求在交货的同时付清全部货款；对核对履约记录情况后，如履约情况一般或履行情况良好，则应考察其资信证明文件，除了交货的同时付款以外的合同，一般应要求对方提供资信证明文件，资信证明文件一般包括企业简介，营业执照，效益情况，税务证明，银行信用等级证明以及单位的基本情况等资信证明资料；同时可以通过了解对方客户的评价，调取工商资料等其它手段核实对方所提供的资信证明情况，同时还可以对公司的注册资本情况、会计资料、股东等进行核实，最后依据对方的资信情况确定是否应签合同或签什么样的合同。对于新客户除了第6页共9页交货的同时付清款的合同外，一般应要求对方提供资信证明材料，并实地进行考查，在确认有良好资信及履约能力后再与之签定合同，如果在此过程中能让对方提供履约担保则会极大的减少风险。二、合同的必备条款要具体、明确：1、当事人名称须真实、一致；2、合同标的、数量、质量、价款、包装方式要具体、明确；3、注意验收方法、程序和时间；4、履行方式须具体：交货方式、结算方式；5、履行期限须确定某一时间点或时间段；6、尽量明确本司所在地为合同履行地；7、违约责任要量化为违约金或确定违约赔偿金的计算方法；8、解决争议办法为协商、诉讼，约定由本司所在地法院管辖或XX仲裁委员会仲裁。三、合同形式：1、合同的形式有书面形式、口头形式和其他形式。除了交货的同时负款的合同外，一般应以书面的形式签定合同，在以信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等形式签定合同时一定要要求以书面的形式做最后的确认，以避免双方在履行过程中发生分歧。当然如果当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同是成立并有效的，但这样的行为会给企业带来许多不必要的风险和麻烦，应当尽量的避免；2、采用口头、信件、数据电文形式订立合同的，必须签订确认书并盖章签字；3、倒签合同要标明合同背景。四、订约前的合同义务：1、尽协助、通知义务；2、订约时获取的对方商业秘密，不得泄露和使用。3、对公司开出的授权委托书、介绍信、盖章的合同书等授权性文件要跟踪第7页共9页管理，出具时应标明合同对方名称及授权范围、有效期限，业务结束要及时收回。业务人员离职要及时收回上述文件，无法收回的及时以书面形式通知相关单位并做证据保全。发现业务人员在委托授权终止后仍以本司名义签订合同的，及时确定是否追认；不予追认的要以书面形式通知对方并进行证据保全。必要时要求警方介入，追究其刑事责任。4、遇有重大误解、显失公平、受欺诈、胁迫、乘人之危订立的合同，及时收集保全证据，在除斥期间内行使撤销权（即一年）。5、合同签订后，合同原件须交公司统一保管。6、合同内容不得损害社会公共利益、不得恶意串通损害国家、集体、第三人的利益，不得含有造成对方人身伤害或因故意及重大过失造成对方财产损失的免责条款。五、签定合同时还应注意到重要细节1、保留好营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书、身份证复印件等有关可以证明身份的材料；2、盖公章时一定要清晰；3、合同中有修改的地方一定要签字盖章确认；4、无合同不交易经济形势变化导致部分企业不能正常履约，少数企业会利用企业之间合同手续上的欠缺逃避违约责任。完备的书面合同对于保证交易安全乃至维系与客户之间的长久关系十分重要。建议您尽可能与客户签署一式多份的书面合同，保持多份合同内容的完全一致并妥善保存。5、有行动必留痕妥善保管对于证明双方之间合同具体内容具有证明力的下述资料：与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验收记录、在磋商和履行过程中形成的电子邮件、传真、信函等资料。在合同履行过程中双方变更合作约定，包括数量、价款、交货、付款期限的，也要留下书面凭证。6、慎用善用公章建议您完善有关公章保管、使用的制度，杜绝盗盖偷盖等可能严重危及企第8页共9页业利益的行为。在签署多页合同时加盖骑缝章并紧邻合同书最末一行文字签字盖章，防止少数缺乏商业道德的客户采取换页、添加等方法改变合同内容侵害您的权益。7、慎用授权文书企业业务人员对外签约时需要授权。建议您在有关介绍信、授权委托书、合同等文件上尽可能明确详细地列举授权范围，以避免不必要的争议。业务完成后建议您尽快收回尚未使用的介绍信、授权委托书、合同等文件。8、离职通知相关客户企业业务人员离开您的企业后，建议您在与其办理交接手续的同时，向该业务人员负责联系的客户发送书面通知，告知客户业务人员离职情况。9、撤销问题合同注意时效如果您认为客户在与您签署合同过程中存在欺诈、胁迫行为的，或者您事后发现签署合同时对合同内容有重大误解，或者您认为合同权利义务安排显失公平的，您可以请求法院撤销合同。但是务必自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使撤销权，否则您将失去请求法院撤销合同的权利。当然，您在撤销权行使期限内提出的请求是否能得到法院支持还将取决于您所举证据是否充分。10、注意定金条款您在签订合同时可能为了确保合同履行而要求对方交付定金，由于“定金”具有特定法律含义，请您务必注明“定金”字样。您如果使用了“订金”、“保证金”等字样并且在合同中没有明确表述一旦对方违约将不予返还、一旦己方违约将双倍返还的内容，法院将无法将其作为定金看待。第9页共9页',)